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Flash Office Solutions GmbH – Die Übungsfirma der HTL Villach ist im Home-Office

Kristina Terzic, 4AHIF |

Die Krisensituation durch das Coronavirus hat ganz Österreich auf den Kopf gestellt. Auch unser Unternehmen, die Flash Office Solutions GmbH steht jetzt vor neuen Herausforderungen.

Laut der Regierung müssen alle Beschäftigte, welche die Möglichkeit haben, von zuhause zu arbeiten, dies auch tun. Auf dieses sogenannte „Home-Office-Leben“ haben wir uns umgestellt und auftretende Schwierigkeiten behoben.

Die größte Änderung ist, dass wir auf Gleitzeit umgestellt haben. Um den Überblick zu bewahren, findet jeden Mittwoch um Punkt 16 Uhr ein Meeting aller Abteilungen statt, wo eine Abstimmung der einzelnen Fachbereiche erfolgt. Die Geschäftsleitung berichtet in dieser Zeit auch über die jeweiligen erbrachten Leistungen der Mitarbeiter.

Was auf jeden Fall auffällt, ist, dass die Absprache mit anderen Abteilungen jetzt auf andere Art und Weise gelöst werden muss. Viele verschiedene und essenzielle Dokumente, wie bearbeitete Rechnungen, können nicht mehr so leicht an die Finanzabteilung weitergeleitet werden. Hierfür war es notwendig unsere Geschäftsprozesse anzupassen. Da wir keinen Zugang zu unserem Büro haben, können wir bestimmte Dateien nicht ausdrucken und wir haben alle Kunden informiert, dass wir nicht mehr über unser Firmentelefon erreichbar sind.

Aufgrund der erhöhten Komplexität der Kommunikation kam es in der Übergangsphase zu Verzögerungen der Lieferungen und der Erfassung von Rechnungen in der Buchhaltung.

Die Arbeiten, die in den unterschiedlichen Abteilungen durchzuführen sind, haben sich nicht verändert. Der einzige Unterschied hier ist jedoch, dass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Laptop oder Computer benutzt und nicht den Firmencomputer.

Überraschenderweise hat sich bei den Bestellungen nicht viel verändert. Nach wie vor kommen ständig neue Bestellungen über unseren Webshop an. Seit Beginn dieser außergewöhnlichen Lage hat unsere Einkaufs- und Verkaufsabteilung ca. 30 Rechnungen an unsere Kundinnen und Kunden ausgestellt.

Zusammenfassend kann man sagen, dass es in der ersten Zeit ungewöhnlich war, von zuhause aus zu arbeiten. Doch mit der Zeit erreicht man eine gewisse Routine in den neuen Arbeitsabläufen. Wir freuen uns aber trotzdem schon wieder auf das Ende der Home-Office-Zeit, da es viel produktiver ist, wenn Besprechungen persönlich geführt werden.

Wir hoffen, dass wir uns bald wieder im gewohnten Übungsfirmen-Alltag wiederfinden und unsere Jahresabschlussfeier zu einer Wiedersehensfeier wird.

Kristina Terzic, Flash Office Solutions GmbH (Übungsfirma der HTL Villach), Abteilung Marketing